La méthode Kaizen pourrait bien être la solution miracle pour votre entreprise. Fusion des mots japonais: «kai» et «zen», signifiant respectivement «changement» et meilleur», il s’agit d’un courant de pensée qui préconise l’amélioration continue. Associée bien souvent au constructeur automobile Toyota, cette démarche vise à révolutionner le fonctionner d’une entreprise, une étape à la fois. Voici comment!

La méthode Kaizen est un processus d’amélioration continue fondé sur des actions concrètes, simples et peu onéreuses. En tant que dirigeant d’une PME, ce dernier critère se veut probablement de la douce musique à vos oreilles!

Vous avez bien compris: nul besoin d’un budget astronomique pour adopter cette approche. L’objectif n’est pas de tout chambouler du jour au lendemain, mais plutôt d’avancer d’un pas constant. La mentalité Kaizen doit tout d’abord être déployée à chaque niveau de l’entreprise. L’implication de tous les employés est également essentielle au projet. Bien qu’elle soit indiquée à longueur d’année, la méthode Kaizen débute bien souvent par un atelier en entreprise.

Kaizen: avant, pendant et après!

Lors d’un atelier Kaizen – d’une durée de deux à dix jours,– un groupe de travailleurs doit être libéré de ses tâches régulières pour participer activement à la démarche. Ces participants auront, au préalable, rédigé la charte du projet, précisé le mandat, identifié les raisons qui poussent l’entreprise à aller de l’avant et inscrit, noir sur blanc, les objectifs d’amélioration visés.

Ultérieurement, un suivi des changements effectués sur les lieux de travail devra être effectué. La première étape demeure bien souvent de faire un audit interne pour vérifier si les employés mettent en application les améliorations proposées. En second lieu, pour constater le succès de la démarche, vous devrez mesurer les retombées positives sur la performance organisationnelle à l’aide d'indicateurs identifiés au préalable.

Si tout fonctionne comme prévu, la méthode Kaizen pourrait faire bénéficier votre PME de plusieurs avantages significatifs.

Les avantages de la méthode Kaizen

1- Une meilleure qualité de produits et services

La révision de vos processus, dans chacun des services, entraînera l’amélioration de votre offre de service. En peaufinant chaque détail de la conception du produit et en optimisant votre chaîne d’approvisionnement pour qu’elle devienne plus agile, la satisfaction de votre clientèle s’en trouvera bonifiée. Tout comme votre image de marque!

2- Une diminution des délais dans tous les services

Cette philosophie permet de réduire les temps morts qui se multipliaient auparavant. Certains employés n’ont plus à être en attente entre deux tâches. Aussi, l’équipement non utilisé, mais toujours fonctionnel, sera désormais mis à contribution. Par conséquent, des délais plus courts permettront l’atteinte plus rapide des objectifs. La preuve qu’en faisant les choses autrement, on obtient des résultats… différents!

3- L'optimisation de la productivité en usine

Une démarche Kaizen bien exécutée peut vous faire gagner en compétitivité. La révision de tous les processus permettra de limiter les déplacements inutiles d’un travailleur ou de supprimer du va-et-vient inutile par exemple. Par exemple, une photocopieuse mal positionnée qui oblige une réceptionniste à faire de nombreux allers-retours sera déplacée. L’objectif? Éviter le gaspillage de temps et d’énergie, pour gagner en efficacité.

4- Une amélioration des conditions de travail pour les employés

La méthode Kaizen exige l’implication de tous les travailleurs au projet. Ne sont-ils pas les premiers concernés au quotidien? Eux seuls savent ce qui fonctionne ou non, à leur poste de travail ou dans la réalisation d’une tâche en particulier. Les employés participent donc à l’amélioration de leurs propres processus, pour le plus grand bien de l’organisation!

5- Des profits rehaussés

Une plus grande efficacité rime souvent avec une meilleure rentabilité! Le fait de limiter les stocks excédentaires, d’éliminer le gaspillage et d’éviter les dépenses inutiles aura assurément un impact positif sur votre état des résultats!

Kaizen: 8 facteurs de succès à se rappeler

• Remettez en question les pratiques courantes, sans chercher d’excuse ni de coupable.
• Ne vous arrêtez pas à des idées rigides et soyez ouverts d’esprit.
• Améliorez rapidement la situation actuelle sans rechercher une solution parfaite.
• Corrigez les erreurs dès qu’elles se présentent dans le cours des activités.
• Donnez la priorité aux solutions qui ne nécessitent que peu d’investissement.
• Croyez qu’il est toujours possible de faire mieux.
• Communiquez l’avancement du projet à l’aide de représentations visuelles.
• Réfléchissez aux moyens d’atteindre un résultat, et non aux obstacles rencontrés.